１．個人情報保護方針

株式会社栃木シンコー（以下、当社という。）は、経営理念と自ら定めた行動規範に基づき、すべてのお客様からの信頼を得るべく事業を展開しております。

そうした中で、事業活動を通じてステークホルダーの皆様からお預かりした個人情報（個人番号を含む。以下同じ。）を適切に保護することは、情報サービス事業を営む当社としての社会的責務であると考え、以下のとおり個人情報保護方針を定め、全従業員に個人情報保護の重要性の認識と取組みを徹底し、個人情報保護に努めてまいります。

1. 当社は、利用目的を明確にし、適法かつ公正な手段で個人情報を取得します。また、特定した利用目的の範囲内で個人情報を利用し、利用目的の範囲を超えた目的外利用を行わないための措置を講じます。
2. 当社は、あらかじめ本人の同意がある場合、法令等に基づく場合を除き、個人情報を第三者に提供しません。
3. 当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守いたします。
4. 当社は、個人情報の漏えい、滅失又はき損等を防ぐため適切かつ厳重な安全管理措置を講じるとともに、万一の問題発生時には速やかな是正に努めます。
5. 当社は、お預かりした個人情報の苦情及び相談等に対して、受付、対応の体制と手順を整備し、適切に対応いたします。
6. 当社は、個人情報保護マネジメントシステムの確立・実施・維持及び継続的改善に努めます。

当社の個人情報保護方針についてのお問い合わせは、個人情報の取扱いに関する苦情・お問い合わせ窓口までお願いいたします。

２．個人情報取扱事業者名および個人情報保護管理者

株式会社栃木シンコー
栃木県栃木市大宮町2628-7
代表取締役　金子 宗弘

個人情報保護管理者　個人情報管理責任者

３．個人情報の利用目的

当社では、お客様から個人情報を取扱う業務を受託する場合、および、当社が個人情報を取得する場合、以下のとおり利用目的を特定し、その利用目的の範囲内において利用します。特定した利用目的の範囲を超えて個人情報を取扱う必要が生じた場合には、ご本人さまの同意を得てから利用します。

当社の事業内容

1. コンピュータ関連機器の販売・保守
2. システムの開発・教育・運用・保守
3. 印刷代行（アウトソーシング）
4. 上記事業に付随する企業活動

個人情報の利用目的

1. 上記の事業内容に関する「情報提供・提案」、「調査に関するお願い・連絡・回答」
   「その他問い合わせ等への対応」のため
2. 統計資料の作成のため
3. 資材購入、部品調達等の連絡、問い合わせのため
4. 採用活動のため
5. 株主・その他の方からの問い合わせに対する回答のため
6. 代金の請求、回収、支払等の事務処理のため
7. 一般事務の連絡、問い合わせ、回答のため
8. 給与事務の遂行のため
9. 車両通勤者の安全管理のため
10. 広報活動（社内報、会社案内、当社ホームページ、パンフレット等への従業者等の写真の掲載を含む）のため
11. 受託業務等による契約の履行のため
12. 防災・防犯等の安全管理処置のため

※上記12のために録音・録画を行う場合があります。
※上記の内、11,12は開示対象外です。

４．個人情報の第三者への提供

当社は、以下のいずれに該当する場合を除き、ご本人さまの個人情報を第三者に提供しません。

• あらかじめご本人さまから同意を得ている場合
• 法令に基づく場合
• ご本人さまおよびその他の方の生命、健康、財産等の重大な利益を保護するために必要な場合
• 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人さまの同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
• 利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取扱いの全部または一部を委託する場合

５．個人情報の開示等手続き

当社が個人情報保護法に基づき、個人情報のご本人さま又はその代理人さまから、当社が保有する個人情報に関して（1）利用目的の通知（2）個人情報の開示 （3）内容の訂正、追加または削除（4）利用の停止（5）消去および第三者提供の停止（6）第三者提供記録の開示
（これら（1）から（6）を総称して「開示等」と言います。）に書面にてご対応させていただく場合の手続きは、下記のとおりです。

（１）開示等手続きの申出先

開示等のご請求については、所定の請求書に必要書類を添付の上、郵送によりお願いいたします。請求書を当社へ郵送する際には、配達記録郵便や簡易書留郵便など、配達の記録が確認できる方法にてお願いいたします。 なお、封筒に朱書きで「個人情報請求書在中」とお書き添えいただければ幸いです。

〒328-0011　栃木県栃木市大宮町2628-7
株式会社栃木シンコー　プライバシーマーク事務局

（２）開示等の請求における提出書面

ご本人に対し当社所定の申請書様式「個人情報に関する開示等申請書」・「代理人様に関する事項」・「委任状」を郵送します。所定の事項を全てご記入の上、本人確認のための下記の書類いずれかを同封し、書留郵便（配達証明書付き）で返送してください。

●本人確認のための書類とは下記a～fのいずれかの写しです　１通
a．運転免許証
b．健康保険資格確認書
c．旅券（パスポート）
d．年金手帳（または基礎年金番号通知書）
e．在留カードまたは特別永住者証明書
f.　マイナンバーカード（表面のみ）
※旅券（パスポート）は、顔写真が記載されているページのみをご提出ください。
※年金手帳・健康保険資格確認書について、記号・番号部分は可能な範囲でマスキング（黒塗り）していただけますと幸いです（必須ではありません）。
※マイナンバーカードの裏面（個人番号記載面）は、送付しないでください。
裏面が写り込んでいた場合は、当社にて個人番号部分を確認せず速やかに廃棄いたします。また表面のQRコード部分は塗り消してご提出ください。
※本人確認書類の送付後、当社より確認のお電話をさせていただく場合があります。
※ご本人様が未成年である場合は、原則として法定代理人（親権者等）様によるご請求（代理人様によるご請求）にて対応させていただきます。下記「（３）代理人様による開示等のご請求」をご覧ください。

（３）代理人様による開示等のご請求

開示等のご請求をすることについて代理人様に委任する場合は、前項（2）の書類に加えて、下記の書類をご同封ください。

①「代理人様に関する事項」（様式は当社から申請書「個人情報に関する開示等申請書」と合わせて郵送致します。）
②「代理人様確認のための書類」

●代理人様確認のための書類とは下記a～fのいずれかの写しです　１通
a．運転免許証
b．健康保険資格確認書
c．旅券（パスポート）
d．年金手帳（または基礎年金番号通知書）
e．在留カードまたは特別永住者証明書
f.　マイナンバーカード（表面のみ）
※旅券（パスポート）は、顔写真が記載されているページのみをご提出ください。
※年金手帳・健康保険資格確認書について、記号・番号部分は可能な範囲でマスキング（黒塗り）していただけますと幸いです（必須ではありません）。
※マイナンバーカードの裏面（個人番号記載面）は、送付しないでください。
裏面が写り込んでいた場合は、当社にて個人番号部分を確認せず速やかに廃棄いたします。また表面のQRコード部分は塗り消してご提出ください。
※本人確認書類の送付後、当社より確認のお電話をさせていただく場合があります。

③「委任状」（様式は当社から申請書「個人情報に関する開示等申請書」と合わせて郵送いたします）

ご本人様が委任状に捺印し、その印鑑の印鑑登録証明書を添付してください。代理人様が親権者などの法定代理人のときは、 委任状に代えて、ご本人様との関係を証明する戸籍謄本または住民票をご提出いただくことも可能です。（申請日から3か月以内のもの）

※戸籍謄本、住民票に含まれる本籍等の機微情報は消してからご郵送ください。
※ご本人またはその代理人としてのご本人確認が取れない場合は、お問い合わせ、開示等のご要望に応じられない場合があります
※ご本人またはその代理人からの個人情報の開示請求・当社からの個人情報の開示回答は合理的期間内に回答させていただきます

（４）開示・利用目的の通知のご請求に関する手数料

1. 個人情報の開示及び利用目的の通知をご請求する場合、手数料をいただきます。
   （１回の請求ごとに700円（税込））
2. 当社指定の様式（個人情報に関する開示等申請書、代理人様に関する事項、委任状）に返送用として、700円分の切手または郵便定額小為替を同封し、書留郵便（配達証明付き）でご送付ください。
3. ご本人が当社従業員である場合は、指定の申込書に記入し、総務部に提出してください。
4. 切手、郵便定額小為替のご購入のための料金及び当社への郵送料はお客様にてご負担ください。
5. 手数料が不足していた場合、および手数料が同封されていなかった場合は、その旨をご連絡いたしますが、ご連絡から14日以内にお支払いがない場合は、開示、利用目的の通知のご請求がなかったものとして対応させていただきます。

６．個人情報の取り扱いに関する苦情・お問い合わせ窓口

〒328-0011　栃木県栃木市大宮町2628-7
TEL（0282）27-7738
株式会社栃木シンコー　プライバシーマーク事務局
※お問い合わせはこちらから

７．個人情報保護に関する安全管理措置

当社は、保有個人データを含む情報資産に対する情報セキュリティへの取組みの方針として「情報セキュリティ方針」の確立、並びに情報セキュリティについての第三者認証としてISO/IEC 27001(JIS Q 27001)認証を取得しております。
保有個人データを含む情報資産に対する安全管理措置が適切に講じられていることを確立するため、認証の維持及びこれらに準拠した情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)の継続的改善に努めてまいります。

８．改定について

当社では、予告なく本「個人情報保護法に基づく公表事項」について改定する場合がございます。